Фото: 777546/pixabay.com/CC0 Public Domain
Авансовый отчёт, если говорить простым языком, ― это бухгалтерский документ учёта денежных средств, выдаваемых под отчёт на предприятиях различных форм собственности. Он заполняется в одном экземпляре и подписывается бухгалтером и работником, которому выдали деньги на те или иные расходы.
Форма бланка авансового отчёта носит название № АО-1. Общепринятый бланк АО-1 на 2017 год в Интернете можно бесплатно скачать по поисковому запросу. Он двусторонний. Форма бланка под номером 55 утверждена Госкомстатом РФ ещё в 2001 году и с тех пор не менялась.
АЛТ фото 2 Фото: авансовыйотчет.онлайн/epochtimes.ru
Основная функция авансового отчёта ― подтвердить израсходованную сумму денег.
Например, вам выдали деньги на покупку канцтоваров. Вы покупаете их, а чек отдаёте бухгалтеру. Он (или вы) заполняете бланк авансового отчёта, прикрепляет туда чек, и вы, и бухгалтер подписываетесь.
Максимальный срок предоставления отчёта в бухгалтерию на проверку и руководителю на утверждение три дня.
Заполненный и утверждённый бланк хранится в бухгалтерии, а подотчётному работнику выдаётся квитанция.
Как заполнить авансовый отчёт
1. Поля (1–6), обязательные для заполнения на лицевой стороне:
- название предприятия/организации;
- номер отчёта по порядку;
- назначение (на какие цели выдаётся);
- дата заполнения;
- Ф.И.О. работника;
- отдел, должность, табельный номер (при наличии);
- данные об остатке средств от ранее полученного аванса;
- фактически израсходованная сумма;
- возврат остатка от аванса предприятию.
2. Поля, обязательные для заполнения на обратной стороне:
- перечислить документы, подтверждающие расходы (счета, квитанции, проездные билеты, чеки, акты и пр.). Следует учесть, что часто при проверке транспортных чеков и квитанций, напечатанных на принтере на термоплёнке, прилагаемые затем к авансовым отчётам, указанные ИНН принадлежат несуществующим организациям;
- в пунктах 1, 2, 3, 4 ― № документа по порядку, дата, наименование;
- в пунктах 5, 6 ― суммы (в рублях или валюте соответственно), которые пошли на расходы;
- подпись.
Остальные графы заполняет бухгалтер предприятия.